ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ
ведущего специалиста отдела делопроизводства (архив) Арбитражного суда Кемеровской области

1. ОБЩАЯ ЧАСТЬ

1.1. Настоящий должностной регламент (далее - Регламент) разработан в соответствии с Федеральными законами от 27 мая 2003 года № 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации", от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ г. «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Регламентом арбитражных судов Российской Федерации».

1.2. Ведущий специалист отдела делопроизводства (архив) (далее - ведущий специалист архива) является федеральным государственным гражданским служащим Российской Федерации и замещает в аппарате арбитражного суда должность старшей группы должностей федеральной государственной службы категории «специалисты», учрежденную для профессионального обеспечения выполнения арбитражным судом установленных задач и функций и замещаемую без ограничения срока полномочий.

1.3. Ведущий специалист архива назначается на должность и освобождается от нее приказом председателя Арбитражного суда Кемеровской области по представлению начальника отдела делопроизводства суда.

1.4. Впервые назначенным на эту должность может устанавливаться испытательный срок от трех до шести месяцев.

1.5. Должности ведущего специалиста архива соответствует классный чин Референта государственной гражданской службы Российской Федерации 3, 2 классов в соответствии с Положением о порядке присвоения и сохранения классных чинов юстиции и классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим арбитражных судов, утвержденным приказом Председателя Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 24 декабря 2007 года № 170.

Первый классный чин присваивается ведущему специалисту архива, не имеющему классного чина, после успешного завершения испытания, а если испытание не устанавливалось, то не ранее чем через три месяца после назначения его на должность (пункты 5, 7 Положения о порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы РФ федеральным государственным гражданским служащим, утвержденного Указом Президента РФ от 1 февраля 2005 года № 113).

Первым классным чином ведущего специалиста архива является «Референт государственной гражданской службы Российской Федерации 3 класса».

1.6. Непосредственное руководство работой ведущего специалиста архива осуществляется начальником отдела делопроизводства.

1.7 Ведущий специалист архива руководствуется законодательством об арбитражных судах, Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации, другими законодательными актами Российской Федерации, методическими указаниями Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации по вопросам архивного хранения документов, нормативными документами и методическими рекомендациями Главного архивного управления, положением об отделе, приказами и распоряжениями председателя Арбитражного суда Кемеровской области, а также распоряжениями руководителя аппарата, настоящим должностным регламентом.

1.8. Ведущий специалист архива должен знать:

• нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы, документы, касающиеся работы архива;
• единую государственную систему делопроизводства;
• инструкцию по судебному делопроизводству;
• структуру и деятельность арбитражного суда;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила эксплуатации вычислительной техники;
• правила и нормы охраны труда.

1.9. Ведущий специалист архива осуществляет руководства работниками архива.

1.10. Во время отсутствия ведущего специалиста архива выполнение его обязанностей возлагаются на другое лицо, назначаемое руководителем отдела делопроизводства.

2. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

2.1. Ведущий специалист архива должен иметь высшее профессиональное образование.

2.2. Ведущий специалист архива должен иметь стаж работы не менее трех лет (Указ Президента РФ от 27.09.2005 № 1131 «О квалификационных требованиях к стажу государственной гражданской службы или стажу работы по специальности для федеральных государственных служащих»).

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

3.1. Ведущий специалист архива обязан:

• соблюдать Конституцию Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы, иные нормативные правовые акты Российской Федерации, нормативные акты Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, приказы и распоряжения председателя Арбитражного суда Кемеровской области и руководителя аппарата;
• соблюдать общие принципы служебного поведения государственных гражданских служащих, утвержденные Федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Указом Президента Российской Федерации от 12 августа 2002 г. № 885;
• своевременно и качественно исполнять поручения председателя Арбитражного суда Кемеровской области, данные в пределах его полномочий, установленных законодательством Российской Федерации;
• исполнять должностные обязанности в соответствии с настоящим Регламентом на высоком профессиональном уровне;
• соблюдать при исполнении должностных обязанностей права и законные интересы граждан и организаций;
• соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка Арбитражного суда Кемеровской области;
• поддерживать уровень квалификации, необходимый для надлежащего исполнения должностных обязанностей;
• не разглашать сведения, составляющие государственную и иную охраняемую федеральным законом тайну, а также сведения, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в том числе сведения, касающиеся частной жизни и здоровья граждан или затрагивающие их честь и достоинство;
• беречь государственное имущество, в том числе предоставленное ему для исполнения должностных обязанностей;
• взаимодействовать с работниками других подразделений арбитражного суда для решения вопросов, входящих в его компетенцию;
• соблюдать ограничения, выполнять обязательства и требования к служебному поведению, не нарушать запреты, которые установлены законодательством Российской Федерации;
• сообщать председателю суда, начальнику отдела о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, принимать меры по предотвращению такого конфликта;
• не совершать поступки, порочащие его честь и достоинство;
• проявлять корректность в обращении с гражданами и работниками арбитражного суда;
• не допускать конфликтных ситуаций, способных нанести ущерб его репутации или авторитету государственного органа;
• соблюдать установленные правила публичных выступлений и предоставления служебной информации.

3.3. На ведущего специалиста архива возлагаются следующие обязанности:

• возглавляет работу по организации и ведению архивного дела в арбитражном суде;
• обеспечивает в соответствии с установленным порядком приём, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов;
• руководит работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учёт и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, указатели, исторические справки и др., а также соответствующие учётные документы (книги учёта и выбытия дел, списки фонда и др.);
• оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов;
• инструктирует работников структурных подразделений арбитражного суда о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив;
• контролирует своевременность поступления в архив суда документов, законченных делопроизводством;
• обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных документов, отбору дел на постоянное и временное хранение;
• руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственный архив, составлению актов об уничтожении документов, сроки которых истекли;
• осуществляет контроль за состоянием документов, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;
• организует работу по ведению документооборота и количества дел;
• составляет установленную отчётность;
• обеспечивает наличие в архиве необходимого инвентаря, бланков, канцелярских товаров, инструктивно-методической литературы по кругу обязанностей;
• контролирует правильность эксплуатации и исправность архивных хранилищ, наличие и исправность противопожарных средств.

4. ПРАВА

4.1. Ведущий специалист архива имеет право на:

• обеспечение надлежащими организационно-техническими условиями, необходимыми для исполнения должностных обязанностей;
• использование имеющихся в суде нормативных, статистических и других материалов;
• ознакомление с Регламентом и иными документами, определяющими его права и обязанности по замещаемой должности государственной гражданской службы, критериями оценки эффективности исполнения должностных обязанностей, показателями результативности профессиональной служебной деятельности и условиями должностного роста;
• получение в установленном порядке информации и материалов, необходимых для исполнения должностных обязанностей;
• внесение предложений по совершенствованию деятельности отдела делопроизводства, в частности архива, а также организации работы аппарата арбитражного суда;
• отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности служебного времени, предоставлением выходных дней и нерабочих праздничных дней, а также ежегодных оплачиваемых основного и дополнительных отпусков;
• оплату труда и другие выплаты в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и со служебным контрактом;
• ознакомление с отзывами о его профессиональной служебной деятельности и другими документами до внесения их в его личное дело, материалами личного дела, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений и других документов и материалов;
• защиту сведений о себе;
• должностной рост на конкурсной основе;
• профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
• членство в профессиональном союзе;
• рассмотрение индивидуальных служебных споров в соответствии с законодательством о государственной гражданской службе;
• проведение по его заявлению служебной проверки;
• защиту своих прав и законных интересов, в том числе в суде, при прохождении государственной гражданской службы.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

5.1. Ведущий специалист архива несет персональную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации, Регламентом Арбитражного суда Кемеровской области, служебным контрактом:

• за своевременное и качественное выполнение своих должностных обязанностей;
• за соблюдение трудовой дисциплины;
• за соблюдение Правил внутреннего трудового распорядка;
• за сохранность служебной информации и документов;
• за сохранность имущества, переданного ему в пользование.

5.2. За неисполнение или ненадлежащее исполнение гражданским служащим по его вине возложенных на него должностных обязанностей, председатель суда имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:

1. замечание;
2. выговор;
3. предупреждение о неполном должностном соответствии;
4. освобождение от замещаемой должности гражданской службы;
5. увольнение с гражданской службы по основаниям, установленным пунктом 2, подпунктами "а" - "г" пункта 3, пунктами 5 и 6 части 1 статьи 37 настоящего Федерального закона.

5.3. За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

6. ПЕРЕЧЕНЬ ВОПРОСОВ, ПО КОТОРЫМ ГРАЖДАНСКИЙ СЛУЖАЩИЙ ВПРАВЕ ИЛИ ОБЯЗАН САМОСТОЯТЕЛЬНО ПРИНИМАТЬ УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ И ИНЫЕ РЕШЕНИЯ

В соответствии со своей компетенцией ведущий специалист архива самостоятельно управленческих и иных решений не принимает.

7. ПЕРЕЧЕНЬ ВОПРОСОВ, ПО КОТОРЫМ ГРАЖДАНСКИЙ СЛУЖАЩИЙ ВПРАВЕ ИЛИ ОБЯЗАН УЧАСТВОВАТЬ В ПОДГОТОВКЕ ПРОЕКТОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ И ИНЫХ РЕШЕНИЙ

В соответствии со своей компетенцией ведущий специалист архива вправе участвовать в подготовке проектов нормативно-правовых актов и готовить информацию по вопросам своей компетенции в связи с разработкой проектов нормативных правовых актов, управленческих и иных решений, вправе вносить по ним предложения и участвовать в их обсуждении.

8. СРОКИ И ПРОЦЕДУРЫ ПОДГОТОВКИ, РАССМОТРЕНИЯ ПРОЕКТОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ И ИНЫХ РЕШЕНИЙ, ПОРЯДОК СОГЛАСОВАНИЯ И ПРИНЯТИЯ ДАННЫХ РЕШЕНИЙ

В случае участия в подготовке и рассмотрении проектов управленческих и иных решений ведущий специалист архива соблюдает сроки и процедуру подготовки, рассмотрения и порядок согласования данных решений, определенные Инструкцией по делопроизводству и приказами председателя суда.

9. ПОРЯДОК СЛУЖЕБНОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ

9.1. Служебное взаимодействие ведущий специалист архива в связи с исполнением своих должностных обязанностей с должностными лицами и работниками Арбитражного суда Кемеровской области, должностными лицами иных государственных органов, гражданами, а также с организациями обязан строить в соответствии с требованиями Федерального конституционного закона от 28 апреля 1995 года № 1-ФКЗ «Об арбитражных судах Российской Федерации», Федеральных законов от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации», от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Законом Российской Федерации от 26 июня 1992 года № 3132-1 «О статусе судей в Российской Федерации», Регламентом арбитражных судов Российской Федерации, служебным контрактом и Регламентом.

9.2. Во взаимоотношениях с работниками Арбитражного суда Кемеровской области должен соблюдать требования к служебному поведению государственного гражданского служащего, нормы служебной этики.

6.3. Ведущий специалист архива в процессе своей деятельности взаимодействует с судебными составами и структурными подразделениями суда.